得意先とのFAXによるやり取りが非常に多く、日々増え続けるFAX書類の管理ができず早急にFAXのデータ化と管理が必要な状況だった。

既存のFAX機と共存する形でFAXデータをPDFファイル化できる装置を構築しました。FAXが届くとFAX機ではなく導入した装置が代わりにFAXデータをPDFファイル化して保存します。送信はこれまで通りFAX機から送信するか、もしくは専用のWebアプリケーションやメールから送信できるようにしました。これによりオフィスにいなくともFAXを確認したり送信したりできるようになりました。また、過去のFAXデータを検索できるようになりました。

既存CMSを活用したWebサイトを構築して使用していたものの、既存CMSの機能として提供されている多数のプラグインや既存CMS自体のアップデートの度にサイトが動作しなくなる状態になってしまい早急に別のCMSを活用するか独自に開発してリニューアルを行う必要があった。

会員機能や決済機能、レポート出力機能などが必要なことを踏まえ簡易の独自CMSの開発を行いました。独自CMSを開発することで、欲しい機能追加や改善が制限なく可能となり、結果的に売り上げ増加に繋がりました。また、何よりサイト運営にかかる手間が大変楽になり、大幅な業務効率化を達成しました。

Webサイトからのお見積もり依頼が多いものの、見積書の作成と送信は手作業で個別に行なっていた。そのため時間がかかり返答までに時間がかかり入力ミスも発生して別の問題も発生するなど業務効率が悪い状態だった。

Webサイトからのお見積もり依頼を受け付けるフォームを作成し、そのフォームからの入力内容を元に見積書を自動作成するシステムを構築した。また、見積書の自動作成と同時に返信用のメールを自動作成するシステムも構築した。これにより、見積書の作成と送信にかかる時間を大幅に短縮することができた。

古いタイムカードと打刻データの入力を手作業で行なっていたが、社員増加に伴って多大な時間がかかり入力ミスによる問題発生が増えてきた。

社員証にQRコードをつけてそれを使ってタブレットのカメラにかざすことで打刻を行うシステムを構築した。これにより手作業による出退勤日時の入力がなくなった。また、いつでも各社員の業務時間を週、月、年別などに確認できるようになり、シフト割り当ての参考情報として出退勤情報を簡単に活用できるようになった。

リモートワークが多くなり社内電話への留守番電話をリモートから確認できず対応が遅れることがあった。

留守番電話を録音したデータと文字起こしたした内容をメールや特定のチャットアプリへ通知するシステムを構築しました。これにより、リモートワーク中でも留守番電話を確認できるようになり、対応が遅れることがなくなった。

従業員が増えるにつれて重要なファイルが各従業員のPC内に保存されて管理ができなくなっていた。

社内限定で使用できる社内ファイルサーバーを導入しました。社内ファイルサーバーを導入することで、社内のファイルを一元管理できるようになり、社内のファイルを簡単に共有できるようになりました。また、社内ファイルサーバーを導入することで、社内のファイルを簡単にバックアップできるようになりました。

急遽リモートワークを導入したものの社外から社内ネットワークにアクセスする環境が整備されておらず、社内ネットワークにアクセスするために出社する状況が発生していました。

社外からセキュアに社内ネットワークへアクセスできVPN環境を構築しました。PCだけでなくスマートフォンからも社内ネットワークへアクセスできるようにしました。