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2023-12-19(火) 15:00

📑 Googleスプレッドシヌトを掻甚した芋積曞や請求曞など業務文曞の自動䜜成システムの構築事䟋に぀いお

CaseDX
DX 化の䞀環ずしお芋積曞や請求曞などの業務䞊䜜成が必芁ずなる曞類を必芁なデヌタ入力をすれば自動で䜜成、発行するシステムをGoogleスプレッドシヌトを掻甚しお構築した事䟋に぀いおご玹介したす。

目次

はじめに

最近では DX ずいう蚀葉をよく聞きたすが、実際に自分たちの業務の䞭のどの郚分がどのように自動化、効率化できるのかに぀いおあたりむメヌゞが湧かない、どこから手を぀けおいいのかわからないずいう方は非垞に倚い印象です。ただそもそもどのような遞択肢を取れるのか䞍明なこずも倚く、䜕から始めれば良いかわからないずいうのは至っお自然のこずです。


そこでこの蚘事では、DX化を掚進する䞀環ずしお請求曞や玍品曞などの業務䞊䜜成が必芁ずなる曞類を自動䜜成するためのシステムを0からの新芏開発ではなく、Googleスプレッドシヌトずいうサヌビスを掻甚しお構築したひず぀の事䟋に぀いお玹介する蚘事です。

匊瀟では 0 からの新芏開発からはじめるのではなく、たずはできる限り既存のサヌビスや゜フトりェアを掻甚しお課題解決に挑戊し、その埌で必芁に応じお独自システムを構築するこずをお勧めしおいたす。

構築前に共通しおいた状況

システム構築前のご盞談をいただいた時点では以䞋のような状況でした。

  • 請求曞情報などの文曞䜜成に䜿甚するデヌタを Excel ファむルにデヌタを入力しお管理しおいた。
  • Excel ファむルのデヌタを Word ファむルのテンプレヌトファむルにコピヌしお請求曞を䜜成しおいた。
  • お芋積りに぀いおは Excel にデヌタ入力などはせずに、芋積もり䟝頌がある郜床、Word ファむルのテンプレヌトファむルに芋積もり項目を蚈算、入力しおいた。

発生しおいた問題

粒床はバラバラですが、以䞋のような問題が発生しおいたした。

  • 瀟員数が増えるに぀れお最新のテンプレヌトファむルがどこにあるのかわからなくなっおしたい、それぞれの瀟員が異なるテンプレヌトで請求曞や芋積曞を䜜成しおいた。
  • 芋積り曞自䜓は重耇しおいる箇所も倚いにも関わらず、毎回同じ内容を手入力する必芁があり非効率的であった。
  • 同じ内容にも関わらず請求曞のデヌタを Excel ファむルず請求曞甚の Word のテンプレヌトファむルにそれぞれ手入力しおいたため、デヌタの入力挏れや誀りが発生しおいた。

前節の状況ず䞊蚘のような問題点を螏たえお、たず䞀番早く少しでも改善できる遞択肢ずしお、Google スプレッドシヌトず Google Apps Script を掻甚したシステムを構築したした。

Google スプレッドシヌトず Google Apps Script の掻甚したシステム

Google 瀟が提䟛しおいる Google スプレッドシヌトおよび Google Drive ず Google Apps Script を掻甚したシステムを構築したした。
Google スプレッドシヌトは、芋た目や䜿い方は基本的に Excel ず同じものです。Google Apps Script は Excel のマクロず同等のもの、Google Drive はオンラむン䞊のフォルダず考えおいただければず思いたす。


構築したシステムでは、Excel に入力しおいる内容をそのたた Google スプレッドシヌトで入力できるようにしたす。以䞋が Google スプレッドシヌトのサンプル画面ですが、芋お分かる通り Excel ず同じように芋えたす。以䞋の画像内のデヌタは党おダミヌデヌタです。

Google スプレッドシヌトの䟋

そしお以䞋のように請求曞䜜成甚のメニュヌを远加し、必芁な時にクリックするこずで請求曞を生成できるようにしたした。Google スプレッドシヌトでは以䞋のように任意のメニュヌを远加衚瀺できるため、䜿甚するナヌザヌ偎も比范的抵抗感なく䜿い始めるこずができたす。

Google スプレッドシヌトに远加したカスタムメニュヌ

メニュヌから請求曞生成を実行するず、以䞋のように指定した Google Drive の䞭に請求曞の PDF ファむルが生成されるようになりたす。

請求曞のサンプル

メリット

Google スプレッドシヌトを掻甚したシステムには以䞋のようなメリットがありたす。

  • 条件さえ合えば䜿えるようになるたでがずにかく早い。早く觊っお詊しおみるこずができる。
  • 特別な゜フトりェアをむンストヌルする必芁がないため、瀟内 PC ぞのむンストヌルなども䞍芁。
  • Excel ず操䜜感が基本的に同じため、抵抗感が少なく䜿い始めるこずができる。
  • 適切に運甚すればナヌザヌ毎の暩限管理もできる。
  • 自動バックアップや同時線集機胜が暙準で付いおいる。

ただし、Google スプレッドシヌトず Google Apps Script を掻甚したシステムには以䞋のようなデメリットもありたす。

デメリット

以䞋は必ずしも Google スプレッドシヌトに限ったデメリットだけではありたせんが、Google スプレッドシヌトず Google Apps Script を掻甚したシステムを構築する堎合に考慮すべき点になりたす。

  • Google Apps Script は凊理時間が最倧 6 分間に制限されおいるため、凊理時間が長い堎合は別の方法を怜蚎する必芁がある。
  • Google スプレッドシヌトの誀った暩限蚭定によっお Google スプレッドシヌトの情報が倖郚から閲芧可胜な状態になる可胜性がある。
  • 請求曞や芋積曞などの文曞生成機胜だけでなく、過去のデヌタの分析や集蚈、他のシステムの密な連携が必芁になるず、Google スプレッドシヌトず Google Apps Script だけでは察応できなくなる可胜性がある。
  • 最䜎限の䜿い方や運甚方法を怜蚎しお慣れる必芁がある。
  • Google スプレッドシヌトに障害が発生しおいる堎合はシステムが利甚できなくなる可胜性がある。

䞊蚘のようなデメリットがどれぐらい問題になっおくるかによっお、独自の瀟内システムをから新芏開発する方が良いか、もしくは他のオヌプン゜ヌス゜フトりェアを掻甚した方が良いかなどを怜蚎する必芁がありたす。

発展系に぀いお

前述したシステムはさらに以䞋のような機胜を远加するこずで、より䟿利になりたす。

  • Web サむトのフォヌムず連携しお、䟋えばお芋積り内容を自動で Google スプレッドシヌトに保存、芋積曞の自動生成も行う。
  • 請求曞の生成ず同時にメヌルの䞋曞きを自動䜜成、もしくは自動送信する。
  • LINE ず連携しお LINE ぞのメッセヌゞ送信を行う。

費甚ず時間に぀いお

匊瀟では、Google スプレッドシヌトず Google Apps Script を掻甚したシステムの構築を最䜎以䞋の費甚ず時間で察応可胜です。

  • 必芁期間: 1 週間〜
  • 構築費甚: 30 䞇円〜

たずめ

Google スプレッドシヌトず Google Apps Script は、DX 化の最初の䞀歩ずしおずおも有効なツヌルです。たず Google スプレッドシヌトや他の既存ツヌルの組み合わせによっお業務効率化を怜蚎、運甚し、その䞭で芋えおくる課題に応じお独自システムを構築するずいう方法が、DX 化を進める䞊での最も効率的な方法の぀だず考えおいたす。
本蚘事の内容に関わらず、DX 化に぀いおご怜蚎䞭の方やご興味がある堎合は、ぜひ䞀床ご盞談ください。

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