Loading...

2023-12-19(火) 15:00

📑 Googleスプレッドシートを活用した見積書や請求書など業務文書の自動作成システムの構築事例について

CaseDX
DX 化の一環として見積書や請求書などの業務上作成が必要となる書類を必要なデータ入力をすれば自動で作成、発行するシステムをGoogleスプレッドシートを活用して構築した事例についてご紹介します。

目次

はじめに

最近では DX という言葉をよく聞きますが、実際に自分たちの業務の中のどの部分がどのように自動化、効率化できるのかについてあまりイメージが湧かない、どこから手をつけていいのかわからないという方は非常に多い印象です。ただそもそもどのような選択肢を取れるのか不明なことも多く、何から始めれば良いかわからないというのは至って自然のことです。


そこでこの記事では、DX化を推進する一環として請求書や納品書などの業務上作成が必要となる書類を自動作成するためのシステムを0からの新規開発ではなく、Googleスプレッドシートというサービスを活用して構築したひとつの事例について紹介する記事です。

弊社では 0 からの新規開発からはじめるのではなく、まずはできる限り既存のサービスやソフトウェアを活用して課題解決に挑戦し、その後で必要に応じて独自システムを構築することをお勧めしています。

構築前に共通していた状況

システム構築前のご相談をいただいた時点では以下のような状況でした。

  • 請求書情報などの文書作成に使用するデータを Excel ファイルにデータを入力して管理していた。
  • Excel ファイルのデータを Word ファイルのテンプレートファイルにコピーして請求書を作成していた。
  • お見積りについては Excel にデータ入力などはせずに、見積もり依頼がある都度、Word ファイルのテンプレートファイルに見積もり項目を計算、入力していた。

発生していた問題

粒度はバラバラですが、以下のような問題が発生していました。

  • 社員数が増えるにつれて最新のテンプレートファイルがどこにあるのかわからなくなってしまい、それぞれの社員が異なるテンプレートで請求書や見積書を作成していた。
  • 見積り書自体は重複している箇所も多いにも関わらず、毎回同じ内容を手入力する必要があり非効率的であった。
  • 同じ内容にも関わらず請求書のデータを Excel ファイルと請求書用の Word のテンプレートファイルにそれぞれ手入力していたため、データの入力漏れや誤りが発生していた。

前節の状況と上記のような問題点を踏まえて、まず一番早く少しでも改善できる選択肢として、Google スプレッドシートと Google Apps Script を活用したシステムを構築しました。

Google スプレッドシートと Google Apps Script の活用したシステム

Google 社が提供している Google スプレッドシートおよび Google Drive と Google Apps Script を活用したシステムを構築しました。
Google スプレッドシートは、見た目や使い方は基本的に Excel と同じものです。Google Apps Script は Excel のマクロと同等のもの、Google Drive はオンライン上のフォルダと考えていただければと思います。


構築したシステムでは、Excel に入力している内容をそのまま Google スプレッドシートで入力できるようにします。以下が Google スプレッドシートのサンプル画面ですが、見て分かる通り Excel と同じように見えます。(以下の画像内のデータは全てダミーデータです。)

Google スプレッドシートの例

そして以下のように請求書作成用のメニューを追加し、必要な時にクリックすることで請求書を生成できるようにしました。Google スプレッドシートでは以下のように任意のメニューを追加表示できるため、使用するユーザー側も比較的抵抗感なく使い始めることができます。

Google スプレッドシートに追加したカスタムメニュー

メニューから請求書生成を実行すると、以下のように指定した Google Drive の中に請求書の PDF ファイルが生成されるようになります。

請求書のサンプル

メリット

Google スプレッドシートを活用したシステムには以下のようなメリットがあります。

  • 条件さえ合えば使えるようになるまでがとにかく早い。早く触って試してみることができる。
  • 特別なソフトウェアをインストールする必要がないため、社内 PC へのインストールなども不要。
  • Excel と操作感が基本的に同じため、抵抗感が少なく使い始めることができる。
  • 適切に運用すればユーザー毎の権限管理もできる。
  • 自動バックアップや同時編集機能が標準で付いている。

ただし、Google スプレッドシートと Google Apps Script を活用したシステムには以下のようなデメリットもあります。

デメリット

以下は必ずしも Google スプレッドシートに限ったデメリットだけではありませんが、Google スプレッドシートと Google Apps Script を活用したシステムを構築する場合に考慮すべき点になります。

  • Google Apps Script は処理時間が最大 6 分間に制限されているため、処理時間が長い場合は別の方法を検討する必要がある。
  • Google スプレッドシートの誤った権限設定によって Google スプレッドシートの情報が外部から閲覧可能な状態になる可能性がある。
  • 請求書や見積書などの文書生成機能だけでなく、過去のデータの分析や集計、他のシステムの密な連携が必要になると、Google スプレッドシートと Google Apps Script だけでは対応できなくなる可能性がある。
  • 最低限の使い方や運用方法を検討して慣れる必要がある。
  • Google スプレッドシートに障害が発生している場合はシステムが利用できなくなる可能性がある。

上記のようなデメリットがどれぐらい問題になってくるかによって、独自の社内システムを0から新規開発する方が良いか、もしくは他のオープンソースソフトウェアを活用した方が良いかなどを検討する必要があります。

発展系について

前述したシステムはさらに以下のような機能を追加することで、より便利になります。

  • Web サイトのフォームと連携して、例えばお見積り内容を自動で Google スプレッドシートに保存、見積書の自動生成も行う。
  • 請求書の生成と同時にメールの下書きを自動作成、もしくは自動送信する。
  • LINE と連携して LINE へのメッセージ送信を行う。

費用と時間について

弊社では、Google スプレッドシートと Google Apps Script を活用したシステムの構築を最低以下の費用と時間で対応可能です。

  • 必要期間: 1 週間〜
  • 構築費用: 30 万円〜

まとめ

Google スプレッドシートと Google Apps Script は、DX 化の最初の一歩としてとても有効なツールです。まず Google スプレッドシートや他の既存ツールの組み合わせによって業務効率化を検討、運用し、その中で見えてくる課題に応じて独自システムを構築するという方法が、DX 化を進める上での最も効率的な方法の1つだと考えています。
本記事の内容に関わらず、DX 化についてご検討中の方やご興味がある場合は、ぜひ一度ご相談ください。

お問い合わせ