はじめに

多くの企業では、FAXは依然として重要な業務連絡手段として使われています。介護施設や医療機関、物流業界、その他多くの業界で取引先との連絡にFAXが欠かせないケースが少なくありません。

しかし、FAXには以下のような課題があります。

• 手作業での確認・仕分け: 受信したFAXを人が目視で確認し、担当者や部署ごとに振り分ける必要がある
• 検索性の低さ: 紙やPDFで保管されたFAXは、後から特定の文書を探すのが困難である
• 転記作業の手間: 受発注をFAXで行っている場合、FAXの内容をExcelやシステムに手入力する作業が発生する
• 見落としのリスク: 大量のFAXが届く環境では、重要な文書を見落とす可能性がある

本記事では、これらの課題を解決するために構築した「FAX自動処理システム」について紹介します。生成AIを活用した文書分析とドキュメント管理システムを組み合わせることで、FAX業務の大幅な効率化を実現しました。

なお、以降に掲載する画像や内容は実際のものとは異なっている点が多くあります。あくまでデモ用のものとしてご覧ください。

構築したFAX自動処理システムの構成イメージ

以下のような構成のシステムを構築しました。複合機で受信したFAXデータをファイルサーバーに保存し、監視サーバーが新着ファイルを検知して自動処理を開始します。生成AIによる文書分析を経て、ドキュメント管理システムへの登録、スプレッドシートへの転記、担当者への通知までを全自動で行います。いくつかのオープンソースと小さなプログラムを使用して構築しました。

上記における各機器やグループの役割を簡単に記載します。

複合機・ファイルサーバー

複合機で受信したFAXデータは、自動的にPDF形式でファイルサーバー（NAS）に保存されます。多くの業務用複合機には同様の機能が標準で搭載されており、既存の複合機をそのまま活用できます。

監視サーバー・自動処理ツール

ファイルサーバーを常時監視し、新しいFAXファイルが追加されると自動的に処理を開始します。監視サーバーには専用の監視プログラムを開発し、導入することでファイルの追加を検知すると、FAXデータを必要に応じて加工（文書の回転、PDFの分割、画像化など）し、後続のAI分析エンジン（生成AI）にデータを渡します。

AI分析エンジン

本システムの中核となる部分です。生成AIのAPIを使用して、FAX文書の内容を自動で分析します。生成AIは文書を読み取り、以下の情報を自動で抽出します。

• タイトル: 文書の件名や表題
• 送信元: 送信者の会社名や個人名
• 概要: 文書内容の要約（100文字程度）
• キーワード: 文書に関連する重要なキーワード
• 日付: 文書に記載されている日付

これにより、人が文書を読んで内容を把握する手間を大幅に削減できます。

ドキュメント管理システム

生成AIが抽出した情報とともに、FAX文書をドキュメント管理システムに自動登録します。このシステムには全文検索機能があり、登録された文書は以下の方法で簡単に検索できます。

• 送信元の会社名で検索
• キーワードで検索
• 日付範囲で絞り込み
• 文書内のテキストで全文検索

これにより、過去に受信したFAXを必要なときにすぐに見つけることができます。

スプレッドシート連携

生成AIが抽出した情報に基づき、開発したプログラムがフォーマットを整えた状態でGoogle スプレッドシートにも自動で転記します。例えば、受発注のFAXデータであった場合は、受発注情報を自動転記するような処理を行います。これにより、これまでFAXを手作業で転記する作業を自動化することができます。

通知機能

新しいFAXが処理されると、Slackやメールで生成AIが抽出した情報を担当者に通知します。通知には文書のタイトル、送信元、概要が含まれるため、実際の文書を開かなくても内容を把握できます。また、通知メッセージ内のリンクをクリックすると、ドキュメント管理システム上の該当文書に直接アクセスできます。

導入効果

本システムを導入することで、以下のような効果が期待できます。

特に、1日に多くのFAXを受信する環境では、確認・仕分け・転記にかかる時間を大幅に削減できます。

構築費用と構築期間について

お客様の環境や要件によって変動しますが、本記事で紹介したような基本的な構成の場合、以下が目安となります。

• 開発期間イメージ: 2週間〜
• 開発費用イメージ: 30万円〜

費用は以下の要素によって変動します。

• 既存のファイルサーバー環境の有無
• スプレッドシートへの転記フォーマットのカスタマイズ内容
• 通知先の数や条件分岐の複雑さ
• 複数拠点への展開の有無

また、もし要件に応じてChatGPTのような外部の生成AIを活用する場合には、基本的に処理件数に応じたAPI利用料が月額で発生します。一般的な利用量であれば月額数千円程度に収まることが多いです。生成AIのAPI利用料は、各社で異なるため、具体的な料金はお問い合わせください。

まとめ

FAX自動処理システムの構築事例について紹介しました。

生成AIとドキュメント管理システム、いくつかの小さなプログラムを組み合わせることで、これまで手作業で行っていたFAXの確認・仕分け・転記作業を自動化し、業務効率を大幅に向上させることができます。

以下のようなお悩みをお持ちの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

• FAXの確認・仕分けに時間がかかっている
• 過去のFAXを探すのに苦労している
• FAXの内容を別のシステムに転記する作業が負担になっている
• 重要なFAXを見落としてしまうことがある

弊社では、お客様の業務フローに合わせたカスタマイズや、既存システムとの連携についてもご相談を承っております。